Każdy sprzedający, którego przychody przekroczyły graniczną wartość określoną przez Ministerstwo Finansów, jest obowiązany do rejestracji sprzedaży detalicznej przy pomocy kasy lub drukarki fiskalnej. Sprzedaż niektórych grup towarów (np. alkoholu, papierosów) obligatoryjnie podlega rejestracji za pomoca kas bez względu na wysokość obrotu.

Po zakończeniu każdego dnia sprzedaży, użytkownik ma obowiązek wykonać na kasie tzw. raport dobowy fiskalny. Podczas wykonywania tego raportu, całodzienny utarg zostaje trwale zapisany do pamięci fiskalnej kasy z rozbiciem na poszczególne, zaprogramowane stawki PTU.

Kasy są zaprogramowane listą wszystkich towarów, które znajdują się w sklepie. Kasa pamięta co najmniej kod towaru (często jest to kod kreskowy), nazwę, cenę i stawkę PTU każdego towaru. Po wprowadzeniu z klawiatury kodu towaru, lub po zeskanowaniu kodu kreskowego z towaru, kasa znajduje go w swojej bazie, drukuje na paragonie i rejestruje w licznikach fakt sprzedaży tego towaru. Liczniki te mogą być później odczytywane przez operatora bezpośrednio na kasie lub zdalnie – przez program magazynowy zarządzający pracą sklepu, w celu obliczenia aktualnego stanu towarów na magazynie.

Kasy fiskalne drukują oryginał oraz kopię paragonu: dla klienta, oraz na rolce kontrolnej do archiwum. W kasie jest zamontowany jeden z dwóch rodzajów mechanizmów drukujących:

* drukarka igłowa (mozaikowa). Jest głośna, ale charakteryzuje się dużą trwałością druku, co ma znaczenie w przypadku urządzeń fiskalnych, gdzie archiwalne rolki kontrolne należy przechowywać przez okres 5 lat. Mimo że konstrukcja drukarek igłowych nie jest nowatorska, to są one z powodzeniem stosowane w urządzeniach fiskalnych właśnie ze względu na trwałość druku.
* drukarka termiczna. Jest bardzo cicha i szybka, lecz charakteryzuje się bardzo krótką trwałością druku. Dla potrzeb fiskalnych, archiwalne rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach (chłód), co nie jest możliwe w każdym sklepie. Dlatego nie są one rozwiązaniem idealnym w tym wypadku.

Pamięć fiskalna

Każda kasa fiskalna jest wyposażona w tzw. pamięć fiskalną, nazywaną również modułem fiskalnym. Jest to układ elektroniczny z niekasowalną pamięcią. Moduł ten służy do przechowywania informacji o wykonanych raportach dobowych fiskalnych i jego zawartość jest podstawą do rozliczenia z fiskusem. Moduł ma ograniczoną pojemność (minimum: 1830) – wystarczającą na co najmniej 5 lat codziennej pracy kasy. Aby użytkownik ani serwisant nie miał możliwości samodzielnej ingerencji w moduł, jest on zalany żywicą oraz na trwałe przytwierdzony do obudowy kasy. Ponadto obudowa kasy jest zaplombowana i jej otwarcie i naprawa kasy jest dozwolona tylko przez uprawniony serwis, który musi posiadać aktualne uprawnienia wydane przez Producenta/Importera danych urządzeń fiskalnych. Podczas kontroli z Urzędu Skarbowego sprawdzana jest w szczególności zawartość pamięci fiskalnej, nienaruszalność plomb kasy oraz poprawność wpisów w książce serwisowej kasy m.in. obowiązkowe przeglądy okresowe (do 30-11-2008r. co 12 miesięcy – od 01-12-2008r. co 24 miesiące).
Fiskalizacja kasy

Zaraz po zakupie kasy, pracuje ona w trybie szkoleniowym. Oznacza to, że można na niej dokonywać próbnych sprzedaży, bawić się, szkolić personel. Moduł fiskalny nie jest aktywowany, a wykonane Raporty Dobowe nie są w nim zapisywane. Od nabitych transakcji nie ma konieczności odprowadzania podatku. Fiskalizacja polega na aktywowaniu modułu fiskalnego – wprowadzeniu do niego na stałe numeru NIP podatnika. Od tego momentu wszystkie transakcje zarejestrowane na kasie podlegają opodatkowaniu, a raporty dobowe są zapisywane w module fiskalnym. Kasa pracuje w tzw. „trybie fiskalnym”.
Homologacja kasy fiskalnej

Kasy fiskalne muszą spełniać bardzo szczegółowe warunki konstrukcyjne narzucone przez Ministerstwo Finansów. Są to w szczególności: jej budowa, funkcjonalność, moduł fiskalny, oprogramowanie pracujące na kasie ECR, reakcja na sytuacje krytyczne (np. brak papieru), akumulatory itp. Model kasy, który ma być dopuszczony do sprzedaży w Polsce musi przejść testy w MF, aby otrzymać certyfikat homologacji. Procesem homologacji modelu kasy zajmuje się producent lub importer kasy i proces ten trwa zwykle ok. 6 m-cy.
Kasy ECR

Kasy ECR – (ang. Electronic Cash Register – kasy elektroniczne):

Są to zintegrowane urządzenia elektroniczne gotowe do instalacji w sklepie. Kasy ECR są zaplombowane, nierozbieralne i mają ograniczone możliwości rozbudowy i konfiguracji. Zwykle kupuje się kasę w postaci gotowej „jak jest” dobierając ew. jej typ i możliwości w zależności od potrzeb. Zwykle po zafiskalizowaniu kasy nie ma już możliwości rozbudowy kasy (np. rozbudowy pamięci). Kasy elektroniczne dysponują zwykle pamięcią RAM o pojemności w granicach 1-8 MB. Pozwala to na przechowywanie informacji statystycznych z jednego okresu. Oznacza to, że np. kasa pamięta np. sumę sprzedaży kasjerów od otwarcia zmiany, sumę sprzedaży poszczególnych towarów od ostatniego raportu sprzedaży towarów. Niektóre kasy systemowe mają możliwość przechowywania ograniczonej ilości szczegółowych pozycji paragonów (tzw. bufor pozycji paragonów). Zwykle jest to kilka tysięcy pozycji paragonów (każdy paragon zawiera kilka pozycji towarów), czyli ok. 1000 ostatnio wystawionych paragonów. Bufor paragonów jest buforem kołowym tzn., po jego zapełnieniu najstarsze pozycje są nadpisywane nowo wystawianymi. Bufor może być na bieżąco odbierany przez system magazynowy, co zapewni ich archiwizację na twardym dysku serwera zarządzającego systemem kasowym.
Kasy POS [edytuj]

Kasy POS – (lub inaczej EPOS, ang. Electronic Point Of Sale – kasy komputerowe):
Program na kasie POS

Funkcjonalnie jest to komputer PC wyposażony najczęściej w: monitor lub zastępczo wyświetlacz, klawiaturę zwykłą PC (taką, jak przy większości komputerów) lub specjalizowaną (tzw. programowalną), czytnik kodów kreskowych; wyświetlacz dla klienta, czytnik kart magnetycznych (kredytowych) itp. Ilość i rodzaj wyposażenia może być dowolnie dobierana w zależności od potrzeb sklepu. W najprostszej konfiguracji kasą POS może być zwykły komputer PC z podłączoną drukarką fiskalną. W kasie POS tylko drukarka fiskalna podlega homologacji i zaostrzonemu traktowaniu przez serwis. Pozostałe elementy mogą być dowolnie wymieniane i naprawiane nawet przez nieuprawniony serwis i nie pociąga to za sobą kłopotów natury fiskalnej. Na kasie POS jest zainstalowane oprogramowanie realizujące funkcje sprzedaży i obsługujące urządzenia zewnętrzne (drukarkę fiskalną, czytnik kodów itp.). Oprogramowanie zainstalowane na kasie POS również nie podlega homologacji i może być dowolnie modyfikowane i przystosowywane dla potrzeb sklepu. Dzięki temu, że kasy POS są wyposażone w dyski twarde, mogą one rejestrować i pamiętać praktycznie dowolną ilość transakcji i informacji związanych z nimi przez bardzo długi czas. Na przykład kasa może przechowywać informacje o każdym paragonie na kilka lat wstecz.
Kasy jednostanowiskowe

Są to zwykle małe kasy ECR (choć nie jest to reguła). Stosuje się je zwykle tam, gdzie nie ma konieczności, by współpracowały w systemie sprzedaży z programem magazynowym. Ich idealne zastosowanie to: kioski, małe sklepy, stragany, taksówki itp. Kasy jednostanowiskowe są zwykle wyposażone w złącze pozwalające na podłączenia komputera, lecz wykorzystuje się je sporadycznie np. aby szybko zaprogramować kasę towarami, odebrać dane o sprzedaży. W małych, rozproszonych sklepach stosuje się również łącze modemowe do komunikacji z kasami jednostanowiskowymi.
Kasy systemowe

Są to większe kasy ECR lub POS, których zadaniem będzie współpraca w systemie sprzedaży razem z innymi kasami i programem magazynowym. Stosuje się je zwykle w sklepach z 2 lub więcej stanowiskami kasowymi. Kasy systemowe ze względu na zastosowanie mają zwykle więcej możliwości od kas jednostanowiskowych. Są to m.in.:

* możliwość komunikacji z serwerem zarządzającym w trybie on-line (w tle, bez przerywania pracy na kasie)
* większa pojemność bazy towarowej (ok. 10-120 tys. towarów, podczas, gdy kasy jednostanowiskowe ok. 500-3000 towarów)
* obsługa bufora pozycji paragonowych. Bufor ten, dzięki komunikacji on-line może być na bieżąco pobierany zdalnie przez program magazynowy
* obsługa kart lojalnościowych (stałego klienta)
* realizacja płatności za rachunki (prąd, gaz)
* sprzedaż kodów doładowań do telefonów komórkowych
* sprzedaż kodów doładowań do liczników energii elektrycznej
* itp.
Źródło: Wikipedia